業務改善は小さなことから、パソコンを使いこなそう!

こんにちは!

プロサラです。

 

今回は業務改善がテーマです。

「業務改善」と聞くと、システム導入や業務の棚卸しを行い、業務フローを変更するなど大きなことをイメージする方が多いのではないでしょうか。

今回は、このように大きなテーマではなく「パソコンを使いこなす」ことが主要なテーマです。これには理由があります。その理由は下記の通りです。

1.塵も積もれば山となるという言葉があります。ホワイトワーカーにとってパソコンを使う時間はかなりの時間となっているでしょう。パソコン使いこなすことは、通算するとかなりの業務改善につなげることとなります。パソコンは「恋人」と言えるぐらい、パソコンを使っている人も多いのではないでしょうか。

2.大幅な業務改善はしにくいものです。自分が業務改善をしたくとも、システム導入や業務フローの変更は、関係者も多く簡単に行うことはできません。

 

Ⅰ.パソコンにおける業務改善のポイント

私がパソコンにおける業務改善をするにあたり、意識しているポイントは下記です。

 

1.同じ動作を3回以上繰り返した場合は、ショートカットが無いか調べる。

パソコンには多くのショートカットキーが存在します。ただし、全てを覚えている人は少ないと思います。もし同じ動作を繰り返した場合は、その動作のショートカットキーが無いかGoogleで調べるようにしています。

2.キーボードからなるべく手を離さないようにする

マウスを使う等、キーボードから手を離すこともあるのではないでしょうか。ただ私はキーボードから手を離さないということを意識しています。単純に、キーボードから手を放す→キーボードに手を戻すという動作に時間がかかるからです。

 

私は上記を意識しながら、パソコンを使いこなし業務改善をすることを意識しています。

 

Ⅱ.私が最低限お勧めするショートカット

様々なショートカットがある中で、最低限これは取り入れた方が良いと思っているショートカットを下記ご紹介いたします。

 

1.単語登録

これはよく使う言葉を登録しておく機能です。例えば私であれば、「い」と打ち変換をすると「いつもお世話になっております。」と出るように登録しています。これ以外にも、よく使う様な「○○会社の○○です。」や「今後ともどうぞよろしくお願い致します。」の様なよく使う単語を登録しています。

方法は、「パソコン 定型文 登録」で出てくるので是非調べて下さい。

 

2.ショートカットキー

私が使うショートカットキーの一部を下記、記載しておきます。

(1)アプリやウィンドウを切り替える → Alt+Tab

(2)選択した項目を切り取る → Ctrl+X

(3)選択した項目をコピーする → Ctrl+C

(4)切り取り、コピーした項目を貼り付ける → Ctrl+V

(5)ファイルを保存する → Ctrl+S

(6)ファイルを印刷する → Ctrl+P

(7)新しいフォルダーを作成する → Ctrl+Shift+N

(8)ウィンドウを閉じる → Alt+F4

(9)すべてのウィンドウを最小化する → Windows+M

(10)ウィンドウを閉じる → Ctrl+W

(11)太字に設定する → Ctrl+B

(12)下線を引く → Ctrl+U

 

Ⅲ.まとめ

さて、いかがでしょうか。

 

今回はパソコンを使いこなして業務改善をしようというテーマでお話をしました。パソコンのショートカットは数多く存在します。

是非色々身に付けて、業務改善をして下さい。

 

ではまた!